Analytica
Knowledge Base - Esempi
Riportiamo qui di seguito alcuni esempi di rappresentazione dei dati tramite la Knowledge Base.
Bolletta
Consideriamo la bolletta visualizzata qui di seguito:
Le voci importanti sono, sicuramente:
- totale da pagare,
- scadenza,
- totale bolletta,
- servizi aggiuntivi,
- canone
E' possibile quindi costruire una tipologia nella Knowledge Base, chiamandola "Bolletta", e con i campi come definiti in questa tabella:
| Nome del campo | Tipologia | Descrizione |
|---|---|---|
| Totale da pagare | Valore | il totale da pagare della bolletta, nel formato xx,xx€ |
| Scadenza | Valore | la data, nel formato dd/mm/yyyy, entro la quale è necessario pagare |
| Totale bolletta | Valore | il costo totale della bolletta, nel formato xx,xx€ |
| Servizi aggiuntivi | Valore | il costo dei servizi aggiuntivi, nel formato xx,xx€ |
| Canone | Valore | il costo del canone, nel formato xx,xx€ |
E' importante notare come, nella descrizione, vengano anche definiti i formati con cui ci si aspetta il dato. In questo modo, stiamo chiedendo ad Analytica di eseguire eventuali conversioni dei dati, in modo da averli tutti formattati in un modo leggibile e consistente.
Senza questa descrizione esplicita, può succede che Analytica non mantenga una consistenza tra le varie bollette che verranno automaticamente importate tramite la Chat o come File.
Fattura
Consideriamo ora la seguente fattura di esempio in formato PDF.
In questo caso, le voci importanti sono:
- intestatario della fattura
- numero della fattura
- data di emissione
- scadenza
- condizioni di pagamento
- iban di destinazione
- articoli vari
- totale da pagare
Ovviamente, si possono poi aggiungere ulteriori campi, o escluderne altri, a seconda delle necessità effettive.
Per costruire una tipologia di Knowledge Base efficace, alcuni campi possono essere definiti con la tipologia Valore, come già fatto nel caso della bolletta.
Tuttavia, per modellare correttamente i vari articoli presenti nella stessa fattura, occore utilizzare la tipologia "Lista di oggetti", in cui ogni oggetto andrà a modellare il singolo articolo acquistato.
| Nome del campo | Tipologia | Descrizione |
|---|---|---|
| Intestatario | Valore | il nome dell'intestatario della fattura |
| Numero fattura | Valore | il numero della fattura |
| Emissione | Valore | la data, nel formato dd/mm/yyyy, di emissione della fattura |
| Scadenza | Valore | la data, nel formato dd/mm/yyyy, di scadenza della fattura |
| Condizioni di pagamento | Valore | le condizioni di pagamento della fattura |
| IBAN | Valore | l'IBAN al quale è necessario eseguire il pagamento |
| Articoli | Lista di oggetti | vedi tabella sotto |
| Totale | Valore | l'importo totale da pagare della fattura |
E, quindi, ogni Articolo dovrà avere i seguenti sottocampi:
| Nome del sottocampo | Descrizione |
|---|---|
| Codice | eventuale codice dell'articolo (può essere vuoto o non presente) |
| Descrizione | descrizione del singolo articolo |
| Quantità | numero di quantità del singolo articolo. Deve essere un numero intero. Se non presente, considerarlo come 1 |
| Prezzo | prezzo unitario del singolo articolo, nel formato xx,xx€ |
| Sconto | sconto dell'articolo (se non presente, considerarlo 0) |
| Importo | importo totale dell'articolo, nel formato xx,xx€ |
Notare che, le informazioni sull'intestatario, sono state semplificate in questo esempio. Il nostro consiglio, è di utilizzare diversi campi (es: Indirizzo intestatario, P.IVA intestarario, ecc) per modellarle.
CRM Excel
Consideriamo ora un esempio di CRM, utilizzando un foglio Excel, come riportato qui di seguito.
In questo caso, vengono considerate le opportunities di un'azienda, in Stage diversi, e con le altre varie proprietà.
Per modellare opportunamente questo caso, sarebbe utilie creare una tipologia di Knowledge Base che rappresenti la singola Opportunity.
In questo caso specifico, la modellazione diventa molto semplice: ogni colonna della tabella si traduce facilmente in un campo specifico, che avrà lo stesso nome della colonna.
| Nome del campo | Tipologia | Descrizione |
|---|---|---|
| AccountName | Valore | Nome del cliente |
| Name | Valore | Nome o titolo dell'opportunity |
| Amount | Valore | Prezzo o valore stimato dell'opportunity |
| Stage | Valore | Fase attuale dell'opportunity nel processo di vendita (deve essere un valore tra "New", "Qualification", "Proposal", "Negotiation", "Closed Won", "Closed Lost") |
| CType | Valore | Tipo specifico di opportunity (es. "Cloud Migration", "Mobile App Development") |
| LeadSource | Valore | Fonte da cui è stata generata l'opportunity (es. "Referral", "Website", "Cold Call") |
| CreatedAt | Valore | Data di creazione dell'opportunity |
Importazione dei dati
Una volta definita e creata la Knowledge Base che rappresenti la singola Opportunity, può essere necessario caricare i relativi dati presenti nel foglio Excel.
Per fare questo, si può sfruttare la Chat per eseguire un'importazione quasi automatica.
Basterà infatti caricare il foglio Excel nella Chat, scegliendo come modalità Solo Chat. A questo punto, si può richiedere ad Analytica di "caricare le varie righe del file come diversi valiri di tipo Opportunity".
Tramite questa tecnica, i dati venogno quindi caricati nella Knowledge Base.
Attenzione: questa metodologia funziona bene per file con relativamente poche righe, nell'ordine del centinaio. Per file più grandi, si consiglia di dividere il file in diverse porzioni, e ripetere l'operazione più volte.